Se adjunta artículo de nuestro BLOG que resume los 10 puntos principales de la entrada en vigor de la Ley 11/2023 (AQUÍ).
Tres son los cambios principales que nos afectarán a nuestro día a día:
- El primero es el depósito en sede electrónica notarial de todos los documentos firmados, siendo fiel reflejo del documento en papel (matriz, unidos, diligencias y notas).
- El segundo gran cambio es la posibilidad de videofirmar con certificado digital determinados tipos de documentos una vez que el ciudadano registrado en el portal notarial;
- y por último, la creación de las copias autorizadas electrónicas que sustituyen al papel con su misma eficacia y validez.
Tras 21 días de implementación nos hemos encontrado con las siguientes casuísticas:
EN CUANTO AL PORTAL NOTARIAL (PNC):
- Los ciudadanos que quieran realizar trámites deberán cumplimentar el formulario y validar su móvil y correo de contacto. El trámite es sencillo y se completa subiendo a la plataforma el documento de identidad. Lo hemos validado y funciona correctamente para ciudadanos identificados con DNI, NIE y PASAPORTE.
- La forma más práctica de acceder y que sirve también para firmar es utilizar un certificado digital. Recomendamos el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, aunque hay varias entidades emisoras certificadas por Ancert.
- El ciudadano que acceda podrá consultar todo su histórico de escrituras entre el 1 de enero de 2007 y el 8 de noviembre de 2023. Lo firmado a partir de la entrada en vigor de la ley todavia esta por determinar cómo se publicara.
EN CUANTO A LA VIDEOFIRMA:
- Desde el inicio hemos logrado realizar con éxito 2 videofirmas. Si bien es una tecnología muy nueva y que tiene sus limitaciones no ha resultado complejo de realizar una vez que el cliente esta registrado en el portal y dispone del certificado digital para poder firmar.
- La conexión se realiza con una aplicación integrada en el navegador web y es intuitiva y sencilla. Esperamos que a medida que los ciudadanos se registren aumente el número de documentos otorgados por este método.
EN CUANTO A LA COPIA AUTORIZADA ELECTRÓNICA:
- Ya hemos emitido las primeras copias autorizadas electrónicas con código seguro de verificación (CSV).
- El proceso lo gestionamos desde el mismo Word y de manera paralela al depósito del documento aunque se puede emitir con posterioridad, siempre para documentos firmados a partir del 9 de noviembre de 2023.
- El documento se publica en la sede electrónica notarial y se genera de forma rápida y sencilla en SIGNO el CSV para remitir al cliente.
- Una vez subido a la sede electrónica se comparte con el cliente mediante un correo electrónico en el que le facilitamos un enlace a su copia autorizada electrónica. Este método de entrega le da autenticidad y validez legal frente a terceros. Creemos que poco a poco irá sustituyendo el papel pues para su consulta y validación no es necesario estar dado de alta en el portal notarial del ciudadano.
DUDAS MÁS FRECUENTES DE PROTOCOLO ELECTRÓNICO y VIDEOFIRMA:
En SIC, dentro del apartado “Ley 11/2023. Digitalización de actuaciones notariales y registrales” se puede encontrar un documento con preguntas y respuestas sobre dudas existentes en relación a la puesta en marcha de la Ley 11/2023, se han emitido dos publicaciones: volumen 1 y volumen 2.
Asimismo, se adjuntan (AQUÍ en singular y AQUÍ plural), plantillas base para cualquier escritura electrónica otorgada por videofirma a través del Portal Notarial del Ciudadano.
MODIFICACIÓN DEL ÍNDICE ÚNICO INFORMATIZADO. NECESIDAD DE INFORMAR POR SEPARADO DEL NÚMERO DE FOLIOS EN SOPORTE PAPEL / TELEMÁTICO:
A partir del 9 de noviembre de 2023, se modifica el Índice Único Informatizado para incorporar como campo obligatorio a informar en cada instrumento público el número de folios de matriz del soporte papel por separado del número de folios en soporte electrónico.
Para cualquier duda en todo lo relacionado a la nueva digitalización al respecto (tanto de empleados como de clientes), contactar con Antonio Alba para su resolución en el correo: antonio@jesusbenavides.es