Pedir copia

Otra de las funcionalidades muy interesantes que nos ofrece el nuevo Portal Notarial del Ciudadano es la posibilidad de solicitar y obtener, 100% online, cualquier copia de un documento público que hayamos firmado con cualquier Notario de España, cosa que puede resultar muy útil para los ciudadanos y profesionales, en multitud de ámbitos.

Así pues, con el Portal Notarial del Ciudadano, a partir de ahora, como veremos, cualquier persona que haya firmado una escritura pública ante Notario, podrá solicitar de forma telemática la obtención de una copia de dicho documento. Asimismo, gracias al Portal Notarial del Ciudadano, como veremos, en determinados casos, dicha copia quedará archivada en un repositorio documental online, de modo que siempre la tendremos a nuestra disposición, almacenada en un espacio seguro, que nos permitirá acceder a ella siempre que queramos, desde cualquier lugar o dispositivo.

Vamos pues a continuación a ver cómo se puede acceder a esta opción, para qué sirve, así como los pasos que deberemos seguir.

¿Qué es una copia notarial?

Como es sabido, cuando una persona acude a una notaría a firmar una escritura pública (por ejemplo, una compra de un inmueble, una aceptación de herencia, una donación, un poder, etc.), el documento original que firma en la Notaría se denomina matriz, el cual es archivado y conservado por parte del Notario que ha autorizado dicho documento.

No obstante, como es lógico, los interesados en ese documento, conforme a la ley, tienen derecho a obtener una copia de su escritura, es decir, un duplicado del documento que han firmado, cosa que les permitirá, por ejemplo, acreditar su derecho frente a terceros, inscribir sus derechos en el Registro de la Propiedad, liquidar los impuestos que correspondan, realizar gestiones ante la administración (como darse de alta en el padrón municipal, etc.).

¿Qué clases de copias notariales existen?

Sobre la tipología de copias notariales existentes, es necesario precisar que, a grandes rasgos, existen dos modalidades de copias, esto es:

• Copias autorizadas: Copias que consisten en una reproducción exacta, en papel notarial, de la escritura firmada, en la que únicamente aparece la firma del notario, que tiene el mismo valor probatorio que la escritura matriz con la firma de todos los otorgantes.
• Copias simples: Copias expedidas por el Notario, con un valor meramente informativo (esto es, sin validez legal), que consisten en una copia exacta de la escritura original, impresa en folios blancos, sin el membrete ni firma del Notario que la autorizó.

Asimismo, es necesario saber que en la actualidad, las copias de las escrituras se pueden obtener en un doble formato, esto es:

• Soporte físico o papel: Las que se emiten en papel físico para su entrega “en mano” al cliente.
• Soporte electrónico: Las que se generan a través de un documento electrónico (PDF) para su remisión a través de medios electrónicos (como por ejemplo, a través del Portal Notarial del Ciudadano, por Email, con un USB, etc.). En el caso de las copias electrónicas autorizadas, además, se generan con un código de verificación segura que sirve para validar su autenticidad y con iguala en validez a la copia en papel timbrado.

¿Cómo puedo obtener una copia simple de mi escritura?

Cuando firmas una escritura ante Notario, si quieres obtener una copia simple de la misma, en la actualidad tienes tres grandes vías para conseguirla:

1. Copia física en Notaría: Cuando firmas tu escritura, si así lo solicitas, podrás obtener una copia simple física, esto es, impresa en papel, que se te entregará “en mano”, para que puedas hacer con ella las gestiones que necesites (como entregarla a un tercero, presentarla ante el Ayuntamiento, etc.).
2. En formato electrónico vía Email: También, si lo necesitas, puedes pedir a tu Notario que te envíe a tu Email una copia simple de tu escritura, para que así puedas realizar las gestiones que necesites (como por ejemplo, adjuntarla como PDF a un procedimiento administrativo electrónico, etc.).
   
   Esta vía, hasta la fecha, ha sido muy útil y la más utilizada por los ciudadanos, aunque en la actualidad, gracias a las nuevas funcionalidades del Portal Notarial que veremos en esta guía, está llamada a desaparecer progresivamente.

3. En formato electrónico a través del Portal Notarial del Ciudadano: En efecto, a partir de ahora, como veremos en esta guía práctica, a través de tu usuario del Portal Notarial del Ciudadano, podrás solicitar a tu Notario una copia simple de cualquiera de tus escrituras, la cual además, quedará archivada para siempre en un repositorio documental dentro del propio PNC, con lo cual, siempre la tendrás a tu disposición en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo.
   
   Como verás, en esta guía práctica, en las preguntas que siguen a continuación, te enseñaremos a solicitar tu copia simple a través del Portal Notarial del Ciudadano.

¿Cómo puedo obtener una copia autorizada de mi escritura?

Por su parte, si has firmado una escritura ante Notario y necesitas una copia autorizada de la misma, en la actualidad, tienes dos opciones:

1. Copia autorizada física “tradicional”: Esto es, la copia “de toda la vida”, en soporte papel con la carátula del Notario con el que has firmado, la cual se te entregará “en mano” en el propio despacho notarial (o en su caso, mediante envío por correo postal si así lo solicitas), una vez firmes tu escritura, sí así lo solicitas.
2. Copia autorizada electrónica: Nuevo formato de copia autorizada, en soporte electrónico, que se genera mediante un Código Seguro de Verificación (o CSV), es decir, un número identificativo único, de 20 dígitos, que identifica de forma única e inequívoca cada copia y que permite el acceso, verificación y descarga posterior.
   
   Si lo deseas, a partir de ahora, cuando firmes cualquier escritura (o en un momento posterior, si la necesitas más adelante), también puedes pedir a tu Notario que te expida esta modalidad de copia autorizada electrónica (abonando el coste correspondiente), lo que te facilitará su circulación más fácilmente en el tráfico económico – jurídico.
   
   En esta modalidad, el ciudadano (o cualquier otra persona a la que se remita el CSV), para acceder y verificar la autenticidad de su documento digital, sólo tendrá que acceder al PNC, y seleccionar en la página principal la opción “Verificar copia autorizada electrónica” (AQUÍ puede acceder) y, una vez allí, introducir dicho CSV, lo que le permitirá ver y descargar el documento, asegurando la autenticidad e integridad de la copia autorizada electrónica en cuestión.

¿Qué es una segunda copia?

Como hemos explicado, cuando una persona acude a firmar una escritura ante Notario, una vez ha firmado la misma, lo normal es que solicite, al menos, una copia autorizada de su documento (esto es, una primera copia) y, en su caso, una copia simple.

Así pues, las segundas copias son aquellas que el interesado pide en un momento posterior a la firma de su documento (por ejemplo, pasados unos meses o incluso años del otorgamiento de la escritura) porque necesita una nueva copia (de ahí el nombre de “segunda copia”) para realizar alguna gestión, pudiendo ser estas copias tanto simples como autorizadas, y tanto en soporte papel como electrónico.

Es en este ámbito, como veremos en esta guía práctica, gracias al Portal Notarial del Ciudadano, la solicitud y obtención de estas segundas copias, a partir de ahora, será mucho más fácil, rápida y ágil para el ciudadano, con todos los beneficios que ello puede comportar.

Vamos pues a ver a continuación qué es esto de las segundas copias, cuándo puedo necesitarlas, cómo las puedo solicitar, y qué novedades interesantes nos aporta el Portal Notarial del Ciudadano en este ámbito.

¿Cuándo puedo necesitar una segunda copia de una escritura?

Lo cierto es que, normalmente, cuando acudimos a un Notario a firmar un documento público, lo más habitual es que el cliente se lleve la copia o copias de su escritura (ya sean simples y/o autorizadas).

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si Juan compra una vivienda en un Notario de Barcelona, lo normal es que Juan, una vez firmada la misma, solicite una copia autorizada y una copia simple de su escritura de compra, para poder acreditar que esa vivienda es suya, para poder inscribir su derecho de propiedad en el Registro, para pagar los impuestos de la operación, etc.<ejemplo>

No obstante, lo cierto es que, una vez celebrado el acto o contrato, en un futuro, puede suceder que el otorgante o interesado necesite obtener una nueva copia (segunda copia) de ese documento, por múltiples motivos, como por ejemplo:

• Porque la copia original se ha perdido, destruido o dañado.
• Porque necesita otro ejemplar para entregarlo a otra persona.
• Porque la persona que otorgó el documento ha fallecido y sus herederos no localizan la primera copia del documento.
• Porque en su momento se obtuvo una copia en soporte papel o físico, y ahora se necesita una copia en soporte electrónico para realizar determinadas gestiones con la administración, o terceras personas.

En todos estos casos, como vemos, el otorgante necesitará solicitar una nueva copia de su escritura al Notario que la autorizó (o si es muy antigua al notario que custodia actualmente el documento). Este trámite, como expondremos en las preguntas siguientes, a partir de ahora se puede solicitar de una forma fácil, rápida y sencilla a través del Portal Notarial del Ciudadano, dando un servicio mucho más eficiente para el ciudadano.

Si la escritura se otorgo hace más de 25 años se deberá solicitar al notario archivero del distrito o al colegio notarial correspondiente, dependiendo quien lo custodie.

¿Cómo se solicitan tradicionalmente las segundas copias de una escritura?

Tradicionalmente, para obtener una segunda copia de una escritura que has firmado con un Notario, debes acudir presencialmente al despacho notarial del Notario con el que firmaste ese documento, y solicitar allí la expedición de esa segunda copia que necesitas.

Una vez formulada la solicitud, el Notario verificará tu legitimación para ello, y tras comprobar que la ley te permite la obtención de esa segunda copia, los empleados de la oficina notarial procederán a expedir la misma, para lo cual, normalmente, necesitará unos días.

Expedida la misma y una vez firmada por el Notario, el departamento de administración de la Notaría contactará contigo para comunicarte la finalización del encargo, tras lo cual, una vez que hayas abonado los aranceles correspondientes, se te hará entrega de tu copia, en la forma que hayas solicitado:

En el caso de las copias simples:

• Entrega física en Notaría (o mediante envío postal a la dirección que se prefiera, si así se solicita y abona el coste correspondiente).
• Envío en formato electrónico vía Email.

En el caso de las copias autorizadas:

• Entrega física en Notaría (o mediante envío postal a la dirección que se prefiera, si así se solicita y abona el coste correspondiente).
• ‍Remisión de copia autorizada electrónica mediante envío del correspondiente CSV.

Como vemos pues, el procedimiento tradicional para la obtención de segundas copias implica la necesidad de desplazamiento por parte del ciudadano o profesional que las solicita, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero en esta tarea administrativa.

¿Qué novedades nos aporta el Portal Notarial del Ciudadano en la obtención de segundas copias de nuestras escrituras?

El Portal Notarial del Ciudadano aporta relevantes novedades en el procedimiento para la obtención de segundas copias de nuestras escrituras, pues como veremos, a partir de ahora, cualquier ciudadano tendrá la posibilidad de consultar todas las escrituras firmadas desde el 1 de enero del 2007 a la actualidad y solicitar 100% online la obtención de segundas copias de sus escrituras, lo cual, como se puede intuir, supone un gran avance que ahorrará mucho tiempo y dinero a las personas que necesiten realizar este trámite.

En concreto, gracias al Portal Notarial del Ciudadano, como veremos, a partir de ahora podremos:

• Solicitar copias simples de nuestras escrituras, las cuales recibiremos en formato electrónico a través del propio Portal Notarial del Ciudadano.
• Solicitar copias autorizadas de nuestras escrituras, las cuales, no obstante, por el momento, sólo se podrán emitir en soporte físico o formato papel, para su recogida en la propia Notaría (o en otra más cercana a nuestro domicilio) o su remisión por correo certificado a la dirección que se indique.

Vamos pues a continuación a ver cómo podemos solicitar la obtención de segundas copias de nuestras escrituras a través del Portal Notarial del Ciudadano.

¿Cómo puedo acceder al Portal Notarial del Ciudadano para solicitar una segunda copia de mi escritura?

Para poder solicitar online una segunda copia de tu escritura, lo primero de todo que deberemos tener en cuenta es que, para que ello sea posible, el ciudadano deberá estar registrado en el Portal Notarial del Ciudadano (AQUÍ), que es la página web creada por el Notariado español para instrumentar todas estas novedades telemáticas de la Ley 11/2023.

Para registrarse, si lo desea, AQUÍ puede encontrar un artículo explicativo en nuestro blog, donde le detallamos todos los pasos que tiene que seguir.

¿Qué pasos tendrá el proceso de solicitud de una segunda copia a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Si optas por solicitar 100% online una segunda copia de alguna de tus escrituras, a través del Portal Notarial del Ciudadano, los grandes pasos del proceso, de forma muy resumida, serán los siguientes:

1. En primer lugar, a través del Portal Notarial del Ciudadano, deberás enviar tu solicitud al Notario, en la cual deberás identificar la copia en concreto que necesitas, así como la modalidad de copia que requieres.

2. En segundo lugar, una vez enviada tu solicitud, el Notario en cuestión procederá a gestionar la misma. A tal efecto, una vez comprobada tu legitimación o derecho de copia, generará un presupuesto de la copia, el cual te remitirá a través del Portal Notarial. Cuando lo recibas, a través del propio PNC, podrás realizar el pago, tras lo cual, el Notario emitirá la copia o copias solicitadas. 

3. Finalmente, una vez gestionada tu petición, el Notario procederá a enviarte tu copia, o bien a través del propio Portal Notarial del Ciudadano (si has solicitado una copia simple) o, en el caso de que la hayas solicitado autorizada, te la enviará por correo postal o la podrá a tu disposición para su recogida en su propio despacho notarial. 
   
   En este sentido, es necesario puntualizar que, por el momento, en el PNC no está habilitado el envío de copias autorizadas electrónicas con CSV, las cuales, en su caso, sí se pueden pedir en el momento de la firma.

¿Cómo realizo el proceso para solicitar una segunda copia de mi escritura a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Para iniciar el proceso de solicitud de obtención de una copia de una de sus escrituras, el ciudadano o profesional deberá acceder con su usuario al PNC y, una vez dentro del mismo, deberá seleccionar el apartado de “Gestión de copias” (parte izquierda de la pantalla).

Y, una vez dentro de este apartado, seleccionar el apartado de “Solicitudes de copias” (parte inferior derecha de la pantalla).

Acto seguido, el PNC nos dará acceso a la siguiente pantalla, en la que deberemos clicar el botón verde de “Iniciar solicitud”:

1.- SELECCIÓN DEL NOTARIO AUTORIZANTE

Iniciada la solicitud, nos aparecerá una pantalla donde deberemos seleccionar el Notario que autorizó la escritura cuya copia queremos obtener:

Completado este primer paso, clicaremos el botón de “siguiente” (parte inferior derecha), para continuar con el trámite.

En caso de que el Notario autorizante no aparezca, también se puede pedir la copia, pero deberás indicarlo debajo escribiendo manualmente sus datos.

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2.- SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

A continuación, en la siguiente pantalla, nos aparecerá un listado con todos los documentos que hayamos firmado con ese Notario, de entre los cuales, deberemos seleccionar el número de protocolo que corresponda al documento respecto del cual queremos obtener una copia. 

En ese apartado, asimismo, deberemos seleccionar la pestaña de “copia simple” o “copia autorizada”, en función de la modalidad que deseemos. 

En el caso de que se quiera obtener una copia autorizada, asimismo, también deberemos informar:

• Del número de copias que queremos (esto es, una, o las que fueren).
• Si la copia ha de tener, o no, carácter ejecutivo, en función de la modalidad que necesitemos.

Completado este paso, clicaremos el botón de “siguiente” (parte inferior derecha), para continuar con el trámite.

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3.- COMPLETAR SOLICITUD Y ENVÍO

En esta última fase del proceso, en primer lugar nos aparecerá una pantalla resumen con los protocolos de los cuales hemos solicitado copias:

A continuación, el PNC nos dará la opción de adjuntar documentación complementaria, en caso de que ello fuere necesario para la adecuada gestión de la solicitud.

Finalmente, en el caso de que se haya solicitado una copia autorizada, deberá informarse de la forma en la que se desea recibir la misma, esto es:

• Mediante su recogida en la propia notaría.
• Envío por correo postal certificado (en cuyo caso se enviará a la dirección que hayamos informado al registrarnos en el PNC).
• ‍Envío a otra Notaría distinta (por ejemplo, a un despacho notarial que esté más cercano a nuestro domicilio).

Completado este último paso, clicaremos el botón de “Enviar” (parte inferior derecha), de modo que, si el proceso ha sido correcto, nos aparecerá una pantalla conforme el proceso se ha realizado correctamente, junto con un número de solicitud.

Tras ello, el Notario en cuestión recibirá la solicitud que acabamos de generar, la cual procederá a atender, una vez comprobada nuestra legitimación, capacidad e interés legítimo para solicitar esta copia. 

A tal efecto, el Notario procederá a remitirnos un Presupuesto del coste de la copia, que recibiremos vía mensaje en nuestro Portal Notarial (para poder visualizarlo, acceder al apartado “Mis mensajes”).

En dicha comunicación, nos aparecerá el Presupuesto de la solicitud, junto con la opción de pagar ya el mismo (vía tarjeta de crédito o mediante pago con Bizum).

Finalmente, realizado el pago, la Notaría recibirá la confirmación del mismo, tras lo cual, procederá a emitir las copias que hubiéremos solicitado.

• En el caso de la copia simple, nos la remitirán a través del Portal Notarial, pudiéndola encontrar en el apartado de “Gestión de copias”, y dentro del mismo, en el apartado de “Mis copias”.
• ‍En el caso de la copia auténtica, su recogida o recepción se realizará en la forma que se haya indicado en la petición (recordemos, retirada en la propia oficina notarial, envío a una notaría diferente o envío por correo al domicilio del solicitante).

¿Qué ventajas tiene solicitar una segunda copia a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Como acabamos de ver, la posibilidad de solicitar segundas copias de nuestras escrituras a través del PNC es una funcionalidad muy útil para los ciudadanos y profesionales, pues cualquier persona, desde su casa, con su ordenador, siguiendo un sencillo procedimiento 100% online, puede solicitar, y en determinados casos obtener (en el supuesto de copias simples) segundas copias de sus escrituras directamente por vía telemática. Así pues, ello:

• Supone una comodidad y ahorro de tiempo, pues no será necesario que te desplaces hasta una Notaría para formalizar tu petición y, posteriormente, de nuevo acudas a la misma para retirar el documento.
• Porque en el caso de las copias simples, éstas quedarán almacenadas para siempre en un repositorio documental dentro del propio PNC, de modo que siempre tendremos acceso a ellas desde cualquier ordenador y en cualquier momento, simplemente accediendo al PNC con nuestro usuario.

En definitiva, como vemos, este proceso online te ahorrará mucho tiempo y te dará muchas más facilidades y comodidad, lo que sin duda, es algo muy positivo teniendo en cuenta el ritmo frenético de trabajo y obligaciones que la mayoría de nosotros tenemos hoy en día.

¿Hay alguna limitación temporal para la obtención de segundas copias a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Sobre esta cuestión, es necesario indicar que, a través de este nuevo sistema del PNC, podremos solicitar segundas copias de escrituras firmadas a partir del 1 de enero de 2007, que es el momento en el que se puso en marcha el llamado Índice Único Notarial.

Por el contrario, para escrituras anteriores, las mismas se pueden solicitar también a través del PNC informando en el campo correspondiente el nombre del Notario, la fecha de otorgamiento y el número de protocolo.

Por su parte, para escrituras con una antigüedad superior a 25 años, se deberá contactar con el Colegio Notarial de la Comunidad Autónoma donde se otorgó el testamento.

Asimismo, es necesario dejar constancia de que, para las escrituras firmadas a partir del 9 de noviembre de 2023, la posibilidad de solicitar una segunda copia a través del PNC sólo será posible una vez que hayan transcurrido aproximadamente 15 días desde su firma, pues es el tiempo que suele demorarse el volcado de datos en el PNC (los documentos firmados en la primera quincena se ponen a disposición a partir del 22 del mismo mes, y los firmados en la segunda quincena, a partir del día 7 del mes siguiente, pues las notarias hacen envíos quincenales de las escrituras firmadas con esta frecuencia).

¿Hay alguna otra forma de obtener segundas copias de mis escrituras en formato electrónico?

Si lo deseas así y el Notario en cuestión puede realizar esta gestión, puedes remitir tu petición directamente a su oficina vía Email, en cuyo caso, una vez abones los aranceles correspondientes, éste procederá a remitirte tu segunda copia electrónica (simple o autorizada con su correspondiente CSV) o vía Email o a través de cualquier otro procedimiento técnico existente.

¿Cómo puedo resolver las dudas que tenga sobre este proceso de petición de segundas copias de mis escrituras?

Por supuesto, si tienes dudas sobre este proceso, el equipo de Notaría Jesús Benavides queda a tu entera disposición para resolverlas. Puedes hacer tu consulta con nosotros a través de nuestra web y, gustosamente, nuestros especialistas en la materia tratarán de ayudarte con todo el proceso, si efectivamente tienes posibilidad e intención de legitimar tu firma digital en nuestra Notaría.